Tallinna Ülikooli Haridusteaduste Instituudi II kursuse andragoogid võitsid vastu kutse viia läbi RTK suveseminari. Mairi Matrov ja Katrin Potter juhtisid töötuba ROHELISED. Siin blogis tutvustame, mida ja kuidas tegime ning ülevaate töötoa toimumisest Roostal 19.augustil 2019
Teekond plaanini.
Töötoa planeerimine oli väljakutse, mille käigus me kindlasti õppisime kasutama kõiki seni õpitud oskusi ja millesse lisasime ka varasema, isikliku kogemuse. Tulemuseni jõudmine toimus meil meie arvates parimal võimalikul moel. Väga hea oli kogeda, et oleme koostööd tehes põhjalikud, võtsime mõlemad eesoleva koostöö osas vastutuse ning töötasime eesmärgistatult ning tulemusele suunatult.
Mairi: Minu ettevalmistusprotsess oli algusfaasis ehk valulikum seetõttu, et ma ei saanud töökohustuste tõttu osaleda esimesel kohtumisel. Ehkki Katrin andis mulle edasi väga detailse info ja ma teadsin, et mind on piisaval määral kõigega, mida ma teadma peaks, kurssi viidud, saatis siiski mind alguses rongilt mahajääja tunne. Seda tunnet aitas vähendada RTK poolt saadetud materjalide läbitöötamine. Siit tuleb ka minu esimene õppimise koht just tagasivaates, täna: peamine eesmärk on muidugi endiselt vältida olukordi, kus kalendrid kattuvad, aga kui see juhtub, siis mitte liialt puudumisse kinni jääda ja julgemalt keskenduda sellele, et järgi jõuda.
Katrin: Mina kogesin RTK materjale läbitöötades, et mind hakkab segama mu varasem töökogemus, mis on alati olnud probleemilahenduse keskne. Seega leidsin kohe ühisnimetajana peamise, kogu temaatikat läbiva probleemi - sisekommunikatsiooni. Sellest lähtuvalt oli mul kogu aeg soov olukorrale ja sõnastatud probleemidele lahendusi leida ning pidin ennast korrale kutsuma. Ettevalmistavat osa iseloomustas suur maht ja mõttetöö.
Planeerimine toimus meil aktiivse mõtterünnakuna: jagasime vastastikku enda ideid, mis meile materjale lugedes olid mõttesse kerkinud. Esimene kohtumine oligi pigem tähelepanekute ja ideede vahetamine, teemaga tutvumine, toimumiskoha ja meie kasutuses oleva aja üle arutamine. Lähtusime põhimõttest, et tegemist on suveseminariga, kuhu inimesed tulevad kontoritest ja seminari toimumise koht, Roosta, on uudse keskkonnana üks oluline kompnent loovuse soodustajana, seetõttu otsustasime üsna alguses võtta riski ja viia töötuba läbi värskes õhus. Teise olulise põhimõttena jäime otsuse juurde, et meie ülesanne on töötoa jooksul hoida üleval aktiivset ja pingevaba õhustikku ja soodustada inimestevahelist kontakti loomist ning pingevaba mõtetevahetust ning arutelu. Soovisime pakkuda töötoaga sellise õhkkonna, kus iga osaleja tunneb, et tal on soovi korral võimalik võtta nii idee genereerija, kui ka kuulaja roll, kuid kus iga osaleja arvamus loeb ja tal on võimalus vähemalt paaril korral aktiivselt kaasa rääkida. Ehk pole liigne öelda, et esimene kohtumine oli ka teineteise tundma õppimine: millise energia, tempo, osalemise ja ideede pagasiga ning hoiakuga me kumbki oleme ja kuidas me teineteisega sobime, sest meil polnud sellel õppeaastal ühist rühmatöö kogemust. Oli hea tunda, et meie koostöö sujus, meie vahel oli mõistmine, mis tegi eesmärgi poole liikumise kergemaks.
Teisel kohtumisel olime juba konkreetsemad ning töötasime läbi ca 12 meetodikaarti, mis oleksid idee poolest võinud meile sobida. Ehkki me ühtegi konkreetset meetodit nendest üks-ühele ei rakendanud, andis see meile hea ettekujutuse, kuidas võiks meie aja ning osalejate ressursiga töötuba välja näha. Enda meetodini jõudsime loovalt, erinevaid meetodikaartidelt saadud vihjeid ja enda poolt püstitatid eesmärgist ning põhimõtetest lähtudes.
Meie plaan, mida esitasime nägi välja selline:
TÖÖTAJATE KOMPETENTSIDE ARENDAMINE (ALAKRITEERIUM 3.2)
Eesmärk: Suveseminaril augustis 2019 arutatakse juba kirjas olevate parendustegevuste üle ning pakutakse uusi (RTK_CAF Enesehindamine_lühikokkuvõte).
1. SOTSIOMEETIRA:
Eesti kaart. Liigu enda kodukohta mõttelisel Eesti kaardil ning tutvusta ennast paari sõnaga. Max 15 MIN
2. Gruppidesse jaotamine ja eesoleva grupitöö selgitamine Kuidas jaotame gruppidesse? Silma järgi kolmeks?Tutvustame ülevaatlikult meie teemat, mida organisatsioonis tehakse töötajate kompetentside tuvastamiseks, arendamiseks ja kasutamiseks individuaalsete ja organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks praegu ja mis on kuidas hakkame tööle ning ajakava. 5-7min
3.TÖÖ RÜHMADES
Jagamine 3 rühma: 1. rühm Kompetentsid; 2. Rühm: Värbamine&Roteerumine; 3. rühm: Koolitus. Rühmadele on ette antud teemaga seotud märksõnad ( Kantud juba ettevalmistatud flip-boardile ning hindamistulemused ( peaks olema igal osalejal, et info kiiresti kätte saada). Iga rühma liige sõnastab enda ettepaneku/ mõtte ajurünnaku vormis, kirjutades enda arvamuse/ arvamused post-it´ile ning lisab selle teema juurde. 30 min
4.Parandustegevuste plaani koostamine
Prioriteetsuse väljaselgitamine kõikide ettepanekute hulgast ("kõrge" hinnanguga võib igal rühmal olla kuni 3 tegevust) 30 min
Nädal enne töötubade algust mõtlesime logistiliselt ja mitmest aspektist läbi oma töötoa ja lihtsustasime seda oluliselt. Peamiseks põhjuseks oli argument, et töötajad saavad ühiseid teemasid arutada st. kõik töötajad töötasid kõikide teemagruppidega, nii olid kõik kursis ja arutelud said jätkuda ka peale töötuba kuna kõigil oli teema tuttav ja oma arvamus formuleeritud. Teine oluline aspekt oli prioretiseerimine - sellisel moel said kõik ühtmoodi hinnanguid anda. Muidugi oli ka meil lihtsam kokkuvõtteid teha. See oli väga hea lahendus. Kui esiti tegime palju sisulist tööd, siis nüüd kandis see rikkalikult vilja, kuna tundsime ise nii teemasid kui meetodeid põhjalikult, oli meie lõplik lahendus ainuõige valik ja tulemus ka seda väärt.
Rõõmud ja mured
Kõige suuremaks raskuseks oli välja mõelda, kuidas nii lühikese aja jooksul etteantud osalejate arvuga luua kõige toimivam ning tulemuslikum ajakasutus. Rõõmustav oli see, et meie suurim väljakutse trasformeerus töötoa lõppedes rahulolutundeks, sest me püsisime uskumatu täpsusega ajagraafikus, ja kulgemine sealjuures oli täiesti loomulik, sundimatu. Töötoa osalejate tempo langes väga hästi kokku ka meie planeeritud ajakasutusega ning vaid korra viskasime pilgu kellale selle mõttega, et veidi nüüd tõstame tempot, et aega mahtuda. Mulle väga meeldis Katrini lause: „Meie koolitusel osaledes jõuad lennukile!“.
Esialgu valmistas küsimus ka meetodi leidmine. Seni kuni enda meetodit veel polnud, oli tunne, et tahaks jõuda meetodini kogu rühmaga koos, välja töötades ühtse lähenemise. Kuid kui enda meetod oli paigas ja läbimõeldud, siis see küsimus langes päevakorrast välja. Oli väga hea kogemus kuulata ka teiste rühmade meetodeid. See oli üks väga oluline õppimise osa selle praktika tegemisel.
Murekohaks oli veel sisuline pool ja sellest vaatenurgast, et kuivõrd teavad meie töötoas osalejad kompetentside teemadest, sellest mis on hindamise käigus märgatud ja ka seda, mis selle valdkonna teemadeks üldse võiks olla. Saime aru, et töötuppa satuvad väga erinevate amtetitega ja erineva tööstaaziga osalejad, kellelt ootame lühikese aja jooksul parendusettepanekuid. Selle probleemi lahendamise ära sõnastades enda töötoa eesmärgi: tutvuda hindamise käigus leitud parenduskohtadega ja neid kas edasi arendada või pakkuda välja uusi lahendusi. Selleks, et tutvumine toimuks kiiresti, koostasime abidokumendi, mis koondas kõiki hindamisel tehtud ettepanekuid ning jagasime need kõigile osalejatele.
Raske oli toime tulla koolituse eel võimust võtva ärevusega. Sellega toimetulek on jääb endiselt õppimiskohaks. Niisugustel hetkedel ei aita ka see, et tead, et isegi Pavarotti ütles iga kord enne lavale minekut: „Ma lähen surema!“ ja pärast järjekordset õnnestunud kontserti tõdes: „ Ma olen elus!“. Siiski leidis taaskord kinnitamist juba varem kogetu, et kui on käes aeg tegutsema hakata, ärevus taandub ja asemele tuleb hoopis rahu, eesmärgi poole liikumine ja et protsessi on võimalik isegi nautida!
Meile pakkus väga suurt rahulolu ja rõõmu äratundmine, et kahekesi, oli seda töötuba läbi viia kindlam tunne ja et see, et me ei saanud koos mitte üksnes palju pead murda, vaid ka palju naerda ja teineteist sügavamalt tundma õppida. Meie kooostöö oli sujuv ja sisukas, toimisime üksmeeles ja olime avameelsed. Tänu oma kogemustele ja ettenägelikkusele, saime töötoa sellisena paika, et kõik kulges meie plaani kohaselt. Olime läbi mõelnud ka mõned varuvariandid juhuks, kui peame midagi muutma. Kõik meie ideed ja plaanid läksid väga hästi käiku ja muuta polnud midagi vaja.
Kommipakk oli suur rõõm! Selle panime koolituse lõpus ringi käima, nii sai igaüks sealt võtta ja kõrvalseisjale edasi anda koos mõne hea soovi ja tähendusliku mõttega tänasest koolitusest. RTK töötajatele meie koolitus meeldis, tore, et nad ütlesid seda meile. Meie märkasime, et RTK töötajad avanesid oma gruppides ja tegid rõõmsal meelel aktiivselt tööd. Selgus, et mitu inimest olid uued ja nemad said kõige vahetumaid muljeid jagada omaenda kogemustest näiteks uue töötaja sisseelamisprogrammi osas, seevastu kauem töötanud inimesed arutlesid koolitusvajaduste üle. Olime ise aktiivselt juures kuulamas ja saime positiivselt laetud.
Meie töötuba - kuidas meie plaan ellu rakendus
Asukoha leidmine
Etapp, mis nõudis loovust ja leidlikkust ja kus ette planeerimisest polnud abi, sest soovisime töötoa läbi viia õues ning pidime toimumiskoha leidma kohapeal leiduvate võimaluste hulgast. Õnnestus meie hinnagul hästi. Seadsime end sisse mänguväljakule, mis pakkus meie töötoa läbiviimiseks kõiki vajalikke elemente: ruumi avaringiks, kolme rühmatöö tegemise võimalust ja lava, kus rühmatöö ettekandeid teha. Saime ka kohese tagasiside osalejatelt, kui olime enda töötuppa jõudnud, et nad on väga rahul, et saavad töötoas osaleda värskes õhus.
Ettevalmistus
Seadsime üles eelnevalt ettevalmistatud materjalid: ajakava, teema ning peamised küsimused, millele töötoas vastust otsisime. Pidasime seda vajalikuks, sest enda kogemusest lähtudes ununeb mõttetalgutes osalejatel ülesande täpne sõnastus sageli tööhoos ära ning hea on korraks sellele uuesti pilk peale visata, et veenduda kas arutelu liigub ikka õiges suunas. Ajakava annab aga kindlustunde ja ülevaate, mida algav töötuba kaasa toob ja milline on ajaressurss erinevates etappides
Avaring
Avaringi planeerisime alguses teisiti, Eesti kaardina ( sest osalejaid oli igalt poolt üle Eesti). Siiski muutsime plaani, sest arvasime, et meil on vaja kiiremat versiooni. Täpse sissejuhatuse sõnastasime ümber bussis, teel Roostasse. Sidusime selle enda rühma värvi, rohelisega- palusime nimetada, mis tuleb sellie värviga osalejal meelde ja võimalusel midagi positiivset, mis teda kas naerma või naeratama paneb. Panime alguse kindlalt paika, et oleks selgelt teada, kumb meist mida ütleb ja kuidas teeme üleminekud. See oli väga hea mõte, sest ellu viisime selle plaanipäraselt ja meie avaring oli tempokas, sujuv ja meil õnnestus kuulda ka rohkelt naeru. Avaringi lõpetasime rõhutades, et meil tuli nii palju erinevaid sõnu ühe värvi kohta: just seda me ootame läbiviijatena ka töötoast - üks teema, kompetentsid, kuid palju erinevaid parendusettepanekuid. Peatusime korraks ka kokkulepetel, neist olulisem ehk et kõik ettepanekud on õiged ja oodatud ja järgmiseks jagasime osalejad rühmadesse. Kui rühmad olid moodustanud, siis tutvustasime ajakava ja eesootava rühmaülesande.
Mõttetalgud
Siin tõime sisse muudatuse võrreldes esialgselt esitatud plaaniga. Muudatust ei teinud me küll käigupealt,kohapeal vaid juba varem. Nimelt jõudsime järeldusele, et anname kõigile kolmele rühmale võimaluse kaasa rääkida kõikidel kompetentside teemaga seotud alaliikidel - niipalju, kui jõutakse.Varasemalt planeerisime jagada teemad kolmeks: 1. rühm Kompetentsid; 2. Rühm: Värbamine&Roteerumine; 3. rühm: Koolitus. Muudatuse põhjendasime enda jaoks sellega, et nii loome võrdsed võimalused kõikidele osalejatele ning anname võimaluse neil endil valida, mis teemal nad 5st enim tahavad kaasa rääkida ( ligitasime valdkonnad: koolitusplaan, värbamine, mentorprogramm, kompetenstimudel, arenguvestlus). Samuti arvasime, et niimoodi toimub ka teiste ettekannete kuulamine sisukamalt - on võrdlusmoment enda rühmatööga ning ettevalmistus prioriteetide seadmiseks on põhjalikum. Kokku kestis mõttevahetus rühmades planeeritud 30 minutit.
Sõna on rühmadel: esitlused ja prioritiseerimine
Iga rühm tutvustas enda rühmatöö tulemusel kogutud parendusettepanekuid. Need ettepanekud kandsime kohe ka paralleelselt hindamislehtedele. Tööjaotuse mõttes jäi üks meist juhtima ideede kogumist ja nende koondamist hindamislehele ning teine korjama detailsemat infot, mida töötajad ettekande käigus esitlesid. Kui kõrk rühmad olid sõna saanud, siis viisime läbi prioritiseerimise, kus igal osalejal oli 3 häält, mille ta sai anda kõikidest ideedest kolmele kõige sümpaatsemale või soovi korral ka kõik kolm häält ühele ettepanekule. Hindamine lõpetatud, kogunesime lõpuringiks, kus igaüks sai kommi ja öelda midagi, mis teda just sellel hetkel kõnetas.
Kokkuvõtte tegemine ja ettekanne
Lugesime prioritiseerimisel antud hääled ning koostasime nende alusel tulemuste pingerea. Leppisime eelnevalt kokku, et hea oleks anda numbriline ülevaade: millise aja jooksul, mitu erinevat ideed osalejate arvu peale kokku paberile jõudis. Selle idee ka teostasime. Kokku sõnastati ja prioritiseeriti meie 22- liikmelises rühmas osalejate aktiivse ajurünnaku tulemusel kokku 15 erinevat ideed, kuidas ettevõte saaks töötajate kompetentside arendamisesse veelgi enam panustada.
Meie õppimise kohad:
Õppimise kohti oli ja neid pikkisime juba ka enda eelmiste postituste sisse.
Kindlasti arendasime endas ka järgmisi oskusi:
Praktiline töötoa kavandamise oskus – meetodi valik vastavalt kasutuses olevatele ressurssidele ( aeg, toimumiskoht, osalejate arv). Oskus olla partneriks, koostöö oskus : nii RTK-le, töötoas osalejale kui ka enda meeskonnakaaslasele. Esinemisjulgus – suudame end ületada. Loovus – oskus reageerida kiiresti, mistahes olukorras. Ajaplaneerimine – nii omavahelises töös kui rühma juhtides. Enesekindlus – oleme eksperdid ja teame, kuidas töötuba läbi viia. Kõhkleme kavandamisfaasis, kuid kui juhime töötuba, siis kindlalt, sest meie eeltöö on tehtud.
Samuti said kinnitust juba teada olevad põhitõed:
Keep it simple! (jõudsime sinna läbi isikliku kogemuse ettevalmistuse käigus). Kaks pead on ikka kaks pead! (teineteise mõtete täiendamine, ideede testimine, tuvalisus). Targu talita! (ajaplaneerimine nii ettevalmistavas kui läbiviidavas faasis, eesmärgile orienteeritud arutelud ja tegutsemine). Harjutamine teeb meistriks! (usalda iseennast rohkem!)
Kokkuvõte RTK-le:
22. augustil toimus Roostas RTK traditsiooniks saanud suveseminar, mille üks osa oli CAF mudeli hindamistulemuste tutvustamine kõikidele ettevõtte töötajatele ning parandusettepanekute kogumine, et sellel aastal eelmise aastaga võrreldes juba kõrgema taseme saavutanud tulemusi läbi töötajate aktiivse kaasamise ning nende rahulolusse investeerimise taaskord uuele tasemele tõsta. Seekord oli uuendusena löödud koostööks käed Tallinna Ülikooli andragoogika üliõpilastega, kes aitasid, lähtudes ettevõtte vajadustest ja ootustest ning kasutades selleks erinevaid andagoogilisi lähenemisviise, praktika raames parandusettepanekute töötubasid läbi viia.
Töötubade läbiviijatena kogesime, et ettevõtte töötajates on peidus suur ressurss –ühte tundi oskuslikult kasutades on võimalik koguda koostööd tehes palju ideid ja parendusettepanekuid. Läbimõeldud juhendamise, kaalutud meetodi rakendamisel ja efektiivse ajakasutuse tulemusel sõnastati ja prioritiseeriti ühes 22- liikmelises rühmas ( kokku oli töötubasid 9) osalejate aktiivse ajurünnaku tulemusel kokku 15 erinevat ideed, kuidas ettevõte saaks töötajate kompetentside arendamisesse veelgi enam panustada. Kindlasti on nende ideede hulgas selliseid, mis saavad rohelise tule ja juurutatakse koheselt, tuues kaasa ka mõõdetava kasvu järgmisel CAF mudeli hindamisel. Töötoa kasutegur on meie arvates aga suurem. Nende toimumisega liideti töötajad veel tugevamaks meeskonnaks, loodi võimalused arutleuks kompetentside teemal ning mis on ehk kõige suurem kasutegur läbiviijate silmis - kindlasti ei jää see teema üksnes töötoa toimumiskohta vaid tuleb töökeskkonda kaasa – läbi teadlikuma märkamise loob see uusi võimalusi parandusettepanekuteks ning aktiivseks kaasarääkimiseks inimeste arendamise teemal mitte ainult korra, vaid vajaduse kerkides.
コメント